Inkasso: Wann sollten Unternehmen es nutzen und wie läuft es ab?

Leider kennen es die meisten Unternehmer nur zu gut: Auch nach mehrmaligen Erinnerungen und Mahnungen bleibt die Zahlung des Kunden aus. Eine mangelnde Zahlungsmoral bedeutet für Unternehmen nicht nur einen großen Aufwand, sondern kann sogar die Liquidität in hohem Maße gefährden.

Durch die Beauftragung eines Inkassounternehmens werden die Firmen jedoch professionell dabei unterstützt, die offenen Forderungen einzutreiben. Doch wann ist der richtige Zeitpunkt dafür gekommen und wie läuft ein Inkassoverfahren ab?

Der richtige Zeitpunkt für die Beauftragung eines Inkassounternehmens

Um ein Inkassounternehmen beauftragenExternal Link zu können, müssen grundsätzlich bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Möglich ist dies nämlich erst dann, wenn sich der Schuldner in einem Zahlungsverzug befindet. Dies kann auf drei unterschiedliche Arten erfolgen.

Der Kunde hat durch das Unternehmen bereits eine Mahnung erhalten. Für den Zahlungsverzug ist es jedoch nicht zwingend nötig, zwei oder drei Mahnungen zu senden ‒ dies wäre einzig aus Kulanzgründen zu empfehlen.

Oft setzen Unternehmen ihren Kunden allerdings auch eine feste Zahlungsfrist. Hat der Kunde somit zum Beispiel sieben Tage Zeit, um seine Rechnung zu bezahlen, befindet er sich in einem Verzug, wenn die Zahlung im angegebenen Zeitraum nicht erfolgt. Es ist also nicht unbedingt erforderlich, eine Mahnung zu schicken, damit ein Zahlungsverzug eintritt.

Verzichtet eine Firma jedoch darauf, ein fest definiertes Zahlungsziel auf ihrer Rechnung anzugeben, kann der Zahlungsverzug auch automatisch eintreten − nämlich nach einer Frist von 30 Tagen nach Rechnungserhalt. Diese Regel von 30 Tagen gilt für Privatpersonen allerdings nur dann, wenn ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung untergebracht wird.

Sobald sich der Kunde also in einem Zahlungsverzug befindet, ist die Beauftragung eines Inkassodienstleisters möglich.

Welche Dienstleistungen übernimmt ein Inkassounternehmen?

Gläubiger haben bei der Beauftragung eines Inkassounternehmens die Auswahl zwischen drei unterschiedlichen Vorgehen.

Im Rahmen des beauftragten Forderungseinzuges kümmert sich das Inkassounternehmen darum, dass der Schuldner die offene Forderung begleicht. In diesem Fall tritt der Dienstleister im Namen seines Kunden auf.

Daneben ist es jedoch auch möglich, die offenen Forderungen an das Inkassobüro abzutreten. Damit geht einher, dass sich der Gläubiger ändert. Die Forderung wird von dem ursprünglichen Unternehmen an den Inkassodienstleister abgetreten. So hat dieses keine Rechte mehr an der Forderung. Die Beitreibung erfolgt dann durch das Inkassounternehmen in seinem eigenen Namen.

Eine ebenfalls beliebte Variante stellt das sogenannte FactoringExternal Link dar. Bei diesem verkauft das Unternehmen die Forderung an das Inkasso, sodass die Liquidität umgehend positiv beeinflusst wird.

Wie läuft ein Inkassoverfahren ab?

Ein Inkassoverfahren lässt sich in unterschiedliche Phasen einteilen.

Nach der Beauftragung des Inkassounternehmens sucht der Dienstleister den Kontakt zum Schuldner, ob telefonisch oder schriftlich. In dieser Phase wird noch das Ziel verfolgt, dass der Schuldner die Forderung bezahlt, ohne dass dafür gerichtliche Schritte eingeleitet werden müssen. Daneben übernehmen seriöse Inkassodienstleister auch die Prüfung, ob es sich um eine legitime Forderung handelt und führen eine Bonitätsprüfung des zahlungsunwilligen Kunden durch.

Im Rahmen eines außergerichtlichen Mahnverfahrens besteht unter anderem die Möglichkeit, dem Schuldner eine Ratenzahlung anzubieten. Die Maßnahmen des Inkassos werden also an das Profil des Schuldners angepasst.

Falls alle Bemühungen des Inkassounternehmens ohne Erfolg bleiben, wird ein Mahnbescheid beantragt. Dieser ist nötig, um im nächsten Schritt den Vollstreckungsbescheid zu beantragen und so letztendlich eine Zwangsvollstreckung durchzuführen.

Im Zuge des nachgerichtlichen Inkassoverfahrens wird dem Schuldner durch den Inkassodienstleister allerdings erst noch eine letzte Möglichkeit eingeräumt, seine Rechnung zu begleichen. Falls dann jedoch weiterhin keine Zahlung eingeht, kommt es zur Umsetzung der Zwangsvollstreckung.

Bleibt jedoch auch die Vollstreckung erfolglos, folgt die Phase des Überwachungsverfahrens. Das zuständige Inkassobüro überwacht den Schuldner dann über einige Jahre. Sobald sich seine finanzielle Lage verbessert und er wieder zahlungsfähig ist, wird erneut ein Gerichtsvollzieher beauftragt, um die noch immer offene Forderung letztendlich erfolgreich einzutreiben.