Outlook Kontakte und Adressbücher zusammenfassen, Datenschutzrisiko Geschäftskontakte, Secure Contacts App von Provectus

München, 24. November 2022

Nachrichten zu chattenden US #Bankern und #Strafen in Milliardenhöhe im Zusammenhang mit Datenschutzverstößen haben deutsche Mittelständler aufhorchen lassen. Denn: Egal ob geschäftliche oder private Mobilgeräte, #Smartphones kommen in den meisten Unternehmen zum Einsatz. Das ist zwar praktisch, aber datenschutzrechtlich oft bedenklich – gerade was geschäftliche Kontakte angeht. Laut #DSGVO dürfen diese nur eingeschränkt im Adressbuch des Smartphones abgelegt sein. Der Grund: Kommerzielle Plattformen wie #Apple, #Facebook, #Whatsapp oder #Google synchronisieren die Kontaktdaten automatisch. Die Lösung: eine #App, die genau diesen unerlaubten Datenabfluss verhindert.

Eine Studie des IT-Dienstleisters Provectus Technologies zeigt: 38 Prozent der Arbeitnehmer nutzen Whatsapp oder Facebook Messenger, um Dateien an Kollegen weiterzugeben. Obwohl die Studie bereits 2021 angesichts von Homeoffice und mobilen Arbeitens beispielsweise mit Outlook im Zuge der #Corona #Pandemie durchgeführt wurde, ist dieses Ergebnis noch immer hochbrisant. Denn: Was die Befragten bei ihrer Datenweitergabe nur am #Rande interessieren mag, bereitet #Datenschutzbeauftragten in Unternehmen Kopfzerbrechen.

Die Geschehnisse rund um das US Bankenwesen haben viel Aufsehen erregt und einige Unternehmen aufhorchen lassen. Denn: Auch hierzulande muss sich die #Wirtschaft mit chattenden Mitarbeitern auseinandersetzen. Hohe Strafzahlungen drohen bei Verstößen.

Datenschutz und Usability – ein Paradoxon?

Was vielen nicht bewusst ist: Geschäftsdaten, etwa aus Microsoft Outlook, dürfen datenschutzbedingt nur nach einer vorherigen Zustimmung des Kontakts (zur Speicherung) übertragen werden. Wie gelingt es also einem #Unternehmen »einfach« für #Datenschutz zu sorgen und gleichzeitig seine Mitarbeiter nicht unnötig zu »blockieren«? Ganz klar: Die entsprechenden Technologien müssen sich sowohl an den üblichen Prozessen sowie an den IT Kenntnissen der Anwender orientieren. Ziel muss sein, technologisch absolute Sicherheit zu gewährleisten, ohne die Arbeitnehmer in ihrer #Produktivität und #Motivation einzuschränken.

Wo keine Datenspeicherung, da kein Schaden

Oft vereint auf einem Firmenhandy: persönliche #Outlook #Kontakte der Mitarbeiter, das #Adressbuch des Unternehmens oder Daten aus dem CRM System. In allen dieser Apps werden Kontaktdaten gespeichert und weitergegeben. Das ist »Business as usual« – aber im Worst Case mit strafrechtlichen Folgen verbunden. Eine einfache und gleichzeitig durchgängig datenschutzkonforme Nutzung geschäftlicher (und privater) Kontakte auf mobilen #Geräten bietet die Secure Contacts #App von Provectus. Wie gelingt das? Die Mitarbeiter müssen keine Kontakte auf dem Firmenhandy händisch einspeichern, die Secure Contacts App fasst alle Device und Outlook Adressbücher zusammen und erkennt sogar unbekannte Anrufer. So umgeht man die klassische Kontaktspeicherung, Datenspeicherung und ein »Abgreifen« der #Daten an #Dritte.